あー、電話応対って本当に面倒よね。やること山積みなのに、無駄に長い電話で時間を取られるとイライラしちゃう。でも、しょうがない。電話応対も仕事の一部だし、上手にこなせば、逆に自分のペースに持っていけるのよ。ここでは、感じよく電話応対をしながらも、自分の時間を守るコツ、そして絶妙な「間の取り方」を教えちゃうわ。

1. 相手の話は半分だけ聞け
まず、相手の話をすべて一生懸命に聞こうなんて無理。そんな時間はない。大事なのは、重要なポイントだけ拾うこと。「ええ、そうなんですね」「わかります、わかります」と相槌をうまく使って、聞いているふりをするのがコツ。相手が何か大事なことを言ったら、さっとメモを取る。全部聞いてたらこっちが疲れちゃうわよ。

2. 良いタイミングで「間」を使う
間の取り方って結構重要なの。相手が話している途中で無駄に食い気味に返事をしない。少し「間」をおいて、「ええ」とか「なるほど」と一言挟むだけで、相手は自分がしっかり聞いてもらっていると錯覚するの。これで、あなたの評価もアップ。そして、自分の時間も確保。あの沈黙の時間こそ、次に言うことを考える絶好のタイミングよ。

3. 話を早めに終わらせる技
長々と話している相手には、適度なタイミングで「それでは、確認して後ほど折り返しますね」とか、「今のところこちらで確認できることは以上です」とさりげなく会話を締めにかかるのがポイント。だらだら続けさせちゃダメ。要は、相手に「もう十分」と思わせること。終わらせるための魔法の言葉を用意しておけばOK。

4. 忙しいアピールも忘れずに
ちょっと大げさに、他の仕事も抱えているんですよアピールをしとくのも大事。なんなら「他の電話も鳴ってるんで」とか、「上司に確認してから折り返しますね」なんて言っておけば、相手も「この人忙しいんだな」と思ってくれるし、早めに話を終わらせてくれることもあるわよ。

結局、電話応対で一番大事なのは、相手に「この人感じがいいな」と思わせながら、自分のペースで時間をコントロールすること。これができたら、電話なんて怖くないわよ。
テレフォンレディ 長野